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Extranet CFA SACEF


Extranet CFA SACEF
Détails du projet
Client : CFA-SACEF
Secteur : Ecole - Formation - Coaching
Année de réalisation : 2015

Développement de l’extranet du CFA SACEF

L’extranet du CFA SACEF est un outil qui est vite devenu indispensable pour le suivi des candidats et des apprentis. L’outil est divisé en six profils pour le Conseiller Professionnel de la formation, l’école, l’étudiant, l’entreprise, l’administration et la direction. Chaque profil dispose d’un accès personnel lui permettant d’ajouter directement en ligne toutes les informations nécessaires sans avoir à passer par la version papier.
On peut découper le Front Office de l’extranet en deux parties :

  • La candidature en ligne
  • Le suivi du candidat et de l’apprenti

La candidature en ligne

Chaque étudiant intéressé par l’apprentissage s’inscrit en ligne sur un formulaire. Toutes les informations sont directement renvoyées sur l’extranet  pour avoir directement accès à la liste de tous les candidats. Le Conseiller Professionnel a ainsi accès aux candidats des formations dont il a la charge.

Grâce à la candidature en ligne, le Conseiller (ainsi que les autres profils) auront accès au CV de l’étudiant, sa lettre de motivation et sa carte d’identité.

Le suivi du candidat et de l’apprenti

Le Conseiller Professionnel commence le processus du contrat d’apprentissage par l’assignation de l’apprenti à l’entreprise. A partir de là, l’extranet permet à chaque partie concernée (école, étudiant, entreprise, CFA) d’ajouter les informations nécessaires sur le contrat et de le valider, tout en ayant une vue globale sur l’évolution du contrat de l’étudiant.

Grâce à l’extranet, le contrat d’apprentissage est dématérialisé : l’entreprise remplit directement le dossier d’inscription et celui-ci est validé par toutes les personnes concernées. Une fois la dernière validation en place,  le contrat CERFA est généré automatiquement ce qui permet à chaque profil d’y avoir accès.

Les différents profils ont alors accès aux documents liés à chaque contrat d’apprentissage, tant aux documents que l’on trouve obligatoirement pour chaque apprenti (dossier d’inscription, convention, annexe financière et document CERFA) comme aux documents plus particuliers (avenants, convention international, rupture de contrat).

On trouve dans l’extranet des fonctionnalités complémentaires indispensables :

  • Un export avancé permet d’exporter des données par groupes d’étudiants, par dossiers, par formations etc.
  • Une zone de téléchargement permet d’accéder à tous les documents utiles aux différents profils.
  • Chaque profil accède facilement aux dossiers à valider, en cours et terminés
  • Dans le processus (lors de validations, modification de documents, avenants, rupture de contrat, etc.) il y a plusieurs emails automatiques qui ont été implémentés. De cette façon, on évite les oublis et on a la certitude que le destinataire a été informé de ce qui a été fait.
  • Le Back Office de l’extranet permet de créer et modifier les informations des formations, établissements scolaires, conseillers professionnels et groupes par session (ou année scolaire). L’administrateur a aussi accès aux informations des candidats et il peut faire facilement des recherches par n’importe quel champ du formulaire de candidature, ainsi que filtrer les candidats par formation, session, établissement.

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