Dématérialiser un document : cas pratique du contrat d’apprentissage

Gérer des contrats signés par plusieurs entités est une tâche qui peut prendre beaucoup de temps, entre les disponibilités de chacun et les diverses demandes de modifications. Et ce temps est multiplié pour tous ceux qui doivent gérer des dizaines ou des centaines de contrats tous les jours.

Typiquement, c’est un problème face auquel de nombreux CFA sont confrontés en période de recrutement.

 

La dématérialisation du contrat d’apprentissage dans un CFA par la création d’une plateforme collaborative.

Avant d’aller plus loin, comprenons-nous sur le terme de « dématérialisation ». Il existe certains secteurs d’activités qui permettent une dématérialisation à 100% d’un contrat, incluant une signature électronique. Pour un CFA, seul le processus de création du contrat peut-être pour le moment dématérialisé. En effet, le document final, le contrat Cerfa, doit exister sous sa forme papier afin d’être valable pour la CCI.

Cependant, plusieurs étapes peuvent être grandement facilitées par la création d’un extranet où chaque partie possède son propre espace afin de gérer ses informations, documents, validation etc.

La plate forme collaborative permet ainsi :

• De simplifier les échanges entre les différents intervenants (CFA, apprentis, école, chefs d’entreprise)
• De réduire les déplacements et les allers-retours pour les signatures
• De faire remonter les informations directement aux personnes concernées par un système d’alerte email.
• De connaître en temps réel le statut et l’évolution du contrat (savoir quel parti n’a pas encore validé).
• De regrouper en un seul lieu tous les documents nécessaires à un contrat (annexe financière, convention, dossier d’inscription etc.) et de permettre à toutes les personnes concernées d’y accéder facilement et rapidement.

 

Chaque parti possède son espace personnel

Dans le cas d’un CFA, quatre entités sont concernées :

• L’apprenti
• L’entreprise
• L’école
• Le CFA (conseillers professionnels et directeurs)

1. L’apprenti a accès à son dossier d’inscription et peut remplir directement toutes ses données personnelles dans son espace. Il peut ensuite donner son accord sur les éléments de contrat indiqués par l’entreprise ou faire part d’un problème sur son contrat directement via la plateforme.
2. L’entreprise : elle peut gérer tous ses apprentis sur une même plateforme, à elle de compléter ses informations et de scanner les documents pour les envoyer directement au CP, au candidat et à l’école.
3. L’école complète ses informations et vérifie que le contrat correspond bien à la formation de l’étudiant. Pour l’école c’est un gain de temps car tous les apprentis se gèrent via un seul espace.
4. Le conseiller professionnel et la direction gèrent de manière transversale toutes les informations et les documents à partir d’une seule et même plateforme. Il reçoit les mails d’alertes en cas de problème sur telle ou telle information et peut intervenir plus rapidement pour faire avancer les contrats de ses apprentis. Des mails automatiques et manuels permettent de relancer régulièrement l’entreprise qui n’a pas encore fait le nécessaire.

Un véritable outil de gestion

La plate forme collaborative permet de regrouper dans un seul espace toutes les informations du CFA : tous les apprentis, les étudiants en attente, toutes les entreprises, les écoles. C’est une véritable base de données qui permet de grandement faciliter la recherche de telle ou telle information.

Il est très facile de retrouver des informations grâce aux différents filtres de recherche (apprentis, statuts de validation, formations, années, etc.) et de garder en mémoire toutes les informations sur un même apprenti (ex : en cas de rupture de contrat, toutes les informations sur l’ancien et le nouveau contrat restent dans l’extranet).

Tous les conseillers professionnels peuvent posséder leurs accès personnels et gérer uniquement la liste de leurs apprentis. Ils ont accès en un seul endroit à tous les documents relatifs à chaque dossier.

Dématérialiser le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation est un processus d’évolution dans la gestion des contrats et un véritable gain de temps pour tous les partis concernés.